Ấn bản thứ hai

Nguyên bản: COMMUNICATING IN MINISTRY AND MISSION

Tác giả: FRANZ-JOSEF EILERS, SVD

***

PHẦN II

TRUYỀN THÔNG MỤC VỤ

6. Lập kế hoạch mục vụ và truyền thông

Ngay từ năm 1964, trong quyển Phương tiện Truyền thông và Phát triển Quốc gia của ông, Wilbur Schramm đã đề nghị 3 bước cơ bản cho mọi kế hoạch về truyền thông: (1) Nhận định về tình hình hiện tại; (2) đề ra các ưu tiên và mục tiêu; và (3) dự liệu việc duyệt lại kế hoạch. Các bước này cũng phải được xét đến trong mọi kế hoạch truyền thông của Hội Thánh.

1.  Nhận định tình hình. Việc quan trọng đầu tiên là xem xét và tìm hiểu thực tế về một tình hình nhất định: Các phương tiện truyền thông, cơ cấu, nhân sự và nguồn tài chính nào đang có và/hay đã được sử dụng trong truyền thông? Ai đang làm gì, ở đâu, khi nào, thế nào và thành công ra sao? Cũng còn phải xem bối cảnh chung hiện hữu mà các hoạt động được hoạch định của Hội Thánh phải được đặt vào trong đó. ‘Bối cảnh’ này liên quan tới các hoạt động và cơ cấu hiện hữu của Hội Thánh cũng như tình hình truyền thông nói chung trong và ngoài Hội Thánh. Ở đây phải hỏi các câu hỏi như: Những người khác đã đang làm gì rồi trong lĩnh vực truyền thông, các Kitô hữu, các nhóm thương mại hay chính phủ? Các hoạt động này cản trở hay cổ xuý các quan tâm Kitô giáo/Công giáo? Có khả năng để hợp tác không? Điều quan trọng nhất là xem xét và tìm hiểu các nhu cầu truyền thông của con người, cá nhân cũng như tập thể. Cũng còn phải hỏi thêm: Các hoạt động khác nhau được tài trợ như thế nào và ai tài trợ? Có đủ nhân sự chuyên môn để giúp đỡ không?

2.  Đề ra các ưu tiên và mục tiêu. Các ưu tiên cho các hoạt động truyền thông của Hội Thánh được quyết định (a) bởi các nhu cầu của con người nhưng cũng (b) bởi sứ mạng của Hội Thánh được Đức Giêsu Kitô sai đi. Tin Mừng của Đức Kitô có thể được truyền thông bằng nhiều cách nhưng luôn luôn phải được ‘nhập thể’ trong đời sống và thực tế thường ngày của con người. Các ưu tiên và mục tiêu của truyền thông và cho truyền thông phải được đặt trong tương quan với các hoạt động khác của Hội Thánh. Ví dụ, hoạt động tông đồ Kinh Thánh có một khía cạnh truyền thông mạnh giống như hoạt động huấn giáo và đào luyện. Các ưu tiên phải được đặt khớp với các kế hoạch mục vụ chung của một giáo phận hay các cơ quan khác của Hội Thánh. Huấn thị Mục vụ thứ hai, Aetatis Novae coi các lĩnh vực sau đây có tầm quan trọng đặc biệt đối với mọi kế hoạch mục vụ (AN các số 28-33): giáo dục, đào luyện thiêng liêng, chăm sóc mục vụ, hợp tác, quan hệ công cộng, nghiên cứu và phát triển con người. Cũng phải có các ưu tiên rõ ràng cho việc tài trợ các hoạt động truyền thông, gồm cả vốn đầu tư ban đầu và đặc biệt các chi phí điều hành, được cung cấp bởi các nguồn địa phương cho một thời gian dài hơn. Trong quá khứ, nhiều đề án của Hội Thánh đã được bắt đầu nhưng cuối cùng đã không thể tồn tại vì không bảo đảm được kinh phí điều hành. Các nguyên tắc này cũng phải được áp dụng cho việc lập kế hoạch và chuẩn bị các nhân sự chuyên môn.

Các ưu tiên cũng bao gồm một sự phân chia rõ rệt các trách nhiệm cho những người có liên quan tới đề án. Ai chịu trách nhiệm gì, ở đâu và khi nào? Cũng phải xác định ưu tiên về thời điểm khởi sự một đề án và các giai đoạn thực thi. Phải đi theo những bước cụ thể nào theo thứ tự các ưu tiên nào, cũng như xác định các thời điểm như thế nào? Thời gian chuẩn bị bao lâu và thời gian thử nghiệm bao lâu trước khi đề án được thực sự bắt đầu? Việc chọn thời điểm để đánh giá phải được đưa vào ngay từ đầu. Phải có các điều kiện nào trước khi tiến hành bước tiếp theo của đề án?

3.  Dự liệu việc duyệt lại kế hoạch. Ngay từ đầu cũng phải có khoản dự liệu cho việc duyệt lại các chương trình trong đề án, để xem chúng có đáp ứng được các mong đợi và nhu cầu của dân chúng và của Hội Thánh hay không, và đáp ứng tới mức nào. Các nghiên cứu nghiêm túc về các kết quả và hậu quả của các chương trình truyền thông là cần thiết để có một hoạt động truyền thông hiệu quả trong một thời gian nhất định. Sẽ rất ích lợi để điều chỉnh, tránh phạm thêm các sai lầm khác và thực sự là một việc phục vụ trong một tình hình nhất định. Khi có thể, phải mời những người trung lập và không dính líu trực tiếp tới đề án để họ giúp vào công việc đánh giá này. Các ‘Hướng dẫn cho việc hoạch định các kế hoạch mục vụ truyền thông xã hội’ (các số 24-33) của Aetatis Novae rất có ích cho việc thiết lập và duyệt xét kế hoạch nhưng có lẽ cần được điều chỉnh cho phù hợp với các nhu cầu và tình hình luôn thay đổi của một cộng đồng nhất định.

6.1. Các yếu tố cho một kế hoạch mục vụ

Huấn thị Mục vụ Aetatis Novae (1992) có một phụ lục dài về việc lập kế hoạch mục vụ (các số 23-33). Các hướng dẫn nói đặc biệt về một kế hoạch tổng thể cho các hoạt động truyền thông của một giáo phận, một HĐGM cấp quốc gia hay vùng. Tuy nhiên ta không được quên rằng mọi hoạt động mục vụ dù ở cấp giáo xứ hay bất cứ tổ chức nào của Hội Thánh cũng đều có một chiều kích truyền thông. Truyền thông là thành phần thiết yếu của mọi kế hoạch mục vụ, dù là trong lĩnh vực giảng dạy tôn giáo, chăm sóc mục vụ, phát triển đời sống thiêng liêng hay các hoạt động bác ái.

Mọi kế hoạch mục vụ trong khung ba bước cơ bản của Schramm đều có các yếu tố truyền thông cơ bản sau đây:

1.  Mọi kế hoạch nghiêm túc đều cần có một tầm nhìn và một phát biểu rõ ràng về sứ mạng để làm cơ sở xác định rõ mục tiêu phải đạt tới. Tầm nhìn này cũng quyết định các bước và phương tiện được dùng để thực thi sứ mạng hay hoạt động ấy của Hội Thánh tại một nơi nhất định.

2.  Mọi kế hoạch phải được xây dựng dựa trên tình hình hiện tại và các nhu cầu thực tế của cộng đoàn. Các khả năng và nguồn lực hiện hữu phải được xác định rõ ràng và phải tránh các hoạt động trùng lặp không cần thiết.

3.  Một kế hoạch nghiêm túc phải bao gồm một phát biểu rõ ràng về các ưu tiên và các bước thực hiện cụ thể một đề án. Phải có một thời biểu đề ra các bước thực thi ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Việc thực thi các hoạt động này phải dựa trên các cuộc thẩm định và các kinh nghiệm đã thu thập được. Thỉnh thoảng sau những bước thực thi ban đầu, người ta nhận ra rằng đề án phải được làm một cách khác hay hoàn toàn phải bỏ. Vì vậy rất cần có một mức độ linh động trong việc lập và thực hiện kế hoạch.

4.  Điều quan trọng cho mọi kế hoạch là phải có và đào tạo các nhân sự có khả năng. Phải tìm kiếm những người có khả năng và đưa họ tham gia đề án, nếu có thể ngay từ giai đoạn đầu. Việc đào tạo thường xuyên cho nhân sự đang làm việc và tuyển mộ các tài năng cho tương lai phải được xét đến ngay từ đầu. Thái độ thiện chí đối với đề án và một bầu khí tích cực trong cộng đoàn có liên quan đến đề án là những yếu tố rất có ích.

5.  Rất nhiều khi các sáng kiến được thực hiện mà không có sự nghiên cứu, tìm tòi và đào tạo thích hợp. Vì vậy các đề án của Hội Thánh dễ bị thiếu tính chuyên môn nghiệp vụ. Các lãnh đạo trong Hội Thánh không được sợ hỏi ý kiến và kinh nghiệm của các chuyên gia ngoài Hội Thánh, và sử dụng các dịch vụ của họ khi có thể.

6.  Không được bỏ quan khía cạnh hợp tác đại kết giữa các Giáo hội Kitô khác nhau. Thậm chí cũng có thể khai thác sự hợp tác với các tôn giáo khác trong một số lãnh vực quan tâm. Cũng phải quan tâm tới việc phản ánh hình ảnh công khai của Hội Thánh trong các hoạt động và trong các phần tử của mình, và nhu cầu nghiêm túc học hỏi và tìm tòi thường xuyên.

7.  Việc phân phối trách nhiệm cũng là một điểm khác nữa. Ai sẽ chịu trách nhiệm về cái gì? Đề án có thực sự phục vụ sự phát triển nhân bản, thiêng liêng và xã hội không? Nó liên quan thế nào và hoà hợp thế nào với các đề án mục vụ khác? Bất luận thế nào, các đề án truyền thông không phải là mục đích tự tại, mà là sự thể hiện chức năng phục vụ của Hội Thánh để đem thông điệp của Đức Kitô tới người khác và giúp họ làm chủ cuộc đời họ trong tinh thần này.

8.  Cần những kinh phí gì và có thể đáp ứng thế nào? Có thể chia việc thực thi kế hoạch thành nhiều giai đoạn để phân bổ kinh phí từng giai đoạn một không? Bao có thể việc trang trải kinh phí phải được lấy từ nguồn thu nhập của địa phương. Không thể chỉ tài trợ giai đoạn đầu. Phải có một sự bảo đảm cho kế hoạch được duy trì và phát triển trong một thời gian dài.

6.2. Các bước trong kế hoạch mục vụ

Về các bước trong kế hoạch mục vụ, có thể phân biệt giữa các bước trong kế hoạch truyền thông nói riêng, và các bước kết hợp ‘truyền thông’ vào với các kế hoạch mục vụ khác như một yếu tố cơ bản thiết yếu.

Đối với các đề án truyền thông, sau khi nhận định tình hình và nghiên cứu các khả năng hiện có, cần phải phác thảo về nhân sự, phương tiện kỹ thuật và các nhu cầu tài chánh và có thể cả các đòi hỏi pháp lý của đề án. Phải xác định trước các người tài trợ và các tư vấn có thể tìm được và liên hệ với họ để bảo đảm việc triển khai đề án được diễn ra suôn sẻ.

Dựa trên các nghị quyết của các Giám mục Đặc trách Truyền thông của FABC trong Hội nghị Giám mục 1996 (x. Eilers 2002a, tr. 15-21) và Aetatis Novae, có thể triển khai tổng thể các bước lập kế hoạch như sau:

Mọi kế hoạch và công trình phải được thực hiện từng bước với các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Các bước sau của một đề án chỉ được thực hiện sau khi đã có những đánh giá thích hợp về các bước trước.

Victor Sunderaj đã mô tả cách thức lập kế hoạch mục vụ với các yếu tố sau đây được liên kết với nhau vì sứ mạng mục vụ của Hội Thánh: bối cảnh, nhu cầu truyền thông, các nguồn lực cần thiết, truyền thông và đánh giá thường xuyên (Sunderaj 1998, tr. 157-174). Tuy nhiên trong các đề nghị của ông, ông chỉ cơ bản nói đến các đề án và kế hoạch truyền thông mà thôi.

Về các đề án mục vụ nói chung, phải đưa khía cạnh truyền thông vào ngay từ đầu. Khía cạnh này dựa trên niềm xác tín và hiểu biết rằng truyền thông là thành phần thiết yếu cho mọi việc giảng dạy, nhưng cả cho mọi hoạt động phụng vụ và xã hội của Hội Thánh. Nếu chia sẻ đức tin có nghĩa là truyền thông các kinh nghiệm đức tin, nó cũng phải được phản ánh trong khía cạnh truyền thông của mọi kế hoạch mục vụ. Tất cả phải được thực hiện theo kiểu truyền thông, nghĩa là trước hết phải ý thức về tình hình và những mong đợi của ‘cử toạ’, và phải thích nghi nội dung và phương pháp trình bày với các mong đợi này và khả năng tiếp nhận. Việc này không chỉ cần có các chuyên gia truyền thông mà hơn thế nữa cần có những người có đầu óc sáng tạo và truyền thông. Rất nhiều khi chúng ta thiếu những yếu tố cơ bản của việc truyền thông đơn sơ của con người và vì thế dễ gây hiểu lầm và thất vọng. Một con người thân thiện cởi mở thì có khả năng truyền thông và khơi dậy sự hưởng ứng hơn là một người hoàn toàn bị cuốn hút vào kế hoạch của mình mà không quan tâm tới chuyện gì khác nữa.

Lập kế hoạch trong hoạt động mục vụ cần có khía cạnh truyền thông, khía cạnh này được bộc lộ nơi thái độ của con người. Một thái độ như thế có thể được triển khai cả trước khi một kế hoạch được viết ra và đề nghị.

7. Xử lý khủng hoảng

Một phần của truyền thông mục vụ và ở một mức độ nào đó cả của truyền thông truyền giáo là khả năng xử lý khủng hoảng. Đôi khi có những sự kiện không dự định trước và không ngờ trước, chúng tác động đến Hội Thánh, hoạt động và hình ảnh của Hội Thánh tới mức trở thành một đe doạ đặc biệt đối với các quan tâm mục vụ. Các vụ tai tiếng có thực hay tưởng tượng thường bị giới truyền thông để ý và đôi khi thổi phồng quá đáng. Chúng làm cho các tín hữu cảm thấy hoang mang và tạo một hình ảnh tiêu cực ra bên ngoài. Phải xử lý các tình huống này ra sao để tránh những thiệt hại không cần thiết và trả lại sự công bằng?

Văn phòng Truyền thông Xã hội của FABC đã tổ chức hai khoá hội thảo về xử lý khủng hoảng cho các giám mục và các nhân viên của các HĐGM vào năm 1999 (BISCOM I, 1) và năm 2002 (Hội Nghị Giám Mục). Các nhận định và hướng dẫn sau đây chủ yếu được trích từ một bài tham luận của nhà báo giàu kinh nghiệm, Ông Allwyn Fernandes, thuộc công ty R&P Management Communications, Mumbai, Ấn Độ.

1. Cho dù có những sự thận trọng tối đa, một khủng hoảng vẫn có thể xảy đến một cách bất ngờ. Vì vậy có chuẩn bị trước để đối phó với nó là điều quan trọng. Bằng cách này người ta có thể hành động và phản ứng nhanh, là yếu tố rất quan trọng bởi vì vấn đề càng để lâu thì chọn lựa càng ít và cái giá phải trả càng cao. Vì vậy cần phải thành lập trước một Êkíp Xử lý Khủng hoảng (CMT=Crisis Management Team) để dự phòng mọi bất trắc. Thành viên của êkíp này không chỉ là những người bạn có thể tin tưởng, nhưng còn phải là những người có đầu óc phê bình sắc bén để dựa vào kinh nghiệm và phán đoán của họ bạn có thể có những quyết định đúng đắn lúc đang gặp áp lực. Họ phải là những người có hiểu biết và khả năng xử lý khéo léo để bạn dựa vào, chứ không phải là những người dựa vào bạn. Êkíp này phải xác định được các vấn đề, các điểm yếu và các trình tự của đề án. Phải tìm và đào tạo một người phát ngôn cho mục đích này. Sự chuẩn bị tâm lý (‘nghĩ cái không thể nghĩ’) và các kế hoạch soạn trước với các trách nhiệm đuợc phân phối rõ ràng là điều rất quan trọng. Êkíp phải gặp nhau đều đặn để kiểm điểm công việc và huấn luyện thêm.

2. Xác định các vấn đề sớm bao có thể; tìm các chìa khoá tháo gỡ, các tin đồn, các xuyên tạc. ‘Đừng giết thông điệp vì bạn không thích người đưa tin!’ Hãy tiếp xúc với những người có thể dọi chút ánh sáng cho vấn đề và nhờ đó hành động nhanh để ngăn chặn vấn đề ngay ở mức độ ấy. Trong tất cả chuyện này, hãy nhận ra môi trường thay đổi hôm nay, trong đó người ta ý thức nhiều hơn về quyền lợi của họ, các phương tiện truyền thông trở nên ‘tọc mạch’ hơn, và môi trường chính trị-xã hội có thể không có lợi cho Kitô giáo hay Hội Thánh. Thêm vào đó còn có cuộc cách mạng truyền thông làm cho mọi sự có ở mọi nơi cho mọi người nhờ Internet.

3. Một khủng hoảng thường được bộc lộ bằng một hay nhiều diễn biến sau đây:

* Chuỗi các sự kiện xảy đến dồn dập

* Các phát triển đột ngột, ngạc nhiên

* Hoạt động bình thường bị gián đoạn

* Thông tin không đầy đủ

* Mất kiểm soát

* Dò xét chi li - trong nội bộ và bên ngoài

* Tâm trạng bị bao vây

* Hốt hoảng

* Bạn rút vào thinh lặng

4.  Khi xử lý khủng hoảng, hãy xét các bước sau đây:

* Kích hoạt Êkíp Xử lý Khủng hoảng (CMT); mỗi thành viên được giao một công tác chuyên biệt, về pháp lý, y tế, xã hội, chính trị; thu thập các tư liệu pháp lý có giá trị. Triển khai dòng thông tin: thông tin vào, thông tin ra và lưu ý đến các nhu cầu truyền thông...

* Truyền thông một cách thực tế, nhanh và đáng tin: nếu bạn đúng > truyền thông, nếu bạn sai > nhận sai lầm và xin lỗi, hứa điều tra/ hành động rồi tiến tới. Người ta có thể tỏ ra hết sức dễ dàng tha thứ... nhưng với điều kiện việc truyền thông của bạn đúng sự thật và đúng lúc!

* Cụ thể hoá các điểm hành động: sửa sai vấn đề, kiểm soát tình hình, giới hạn ảnh hưởng tiêu cực, sửa chữa những thiệt hại gây ra. Tỏ sự quan tâm, thông cảm bằng cách diễn tả mối quan tâm nhưng không nhận trách nhiệm về phía mình và hãy tỏ ra đầy tình người bởi vì trong khủng hoảng các cảm xúc thường lấn lướt, lý trí bị lép vế.

* Hãy truyền thông để các cảm tình viên và các giới thẩm quyền biết thông tin, ngăn ngừa thông tin xuyên tạc, tìm kiếm liên minh, tạo sự hỗ trợ và quan tâm và chứng tỏ Giáo Hội đang làm đúng vì lợi ích công cộng. Trong tất cả chuyện này, hãy tự hỏi: Ai là công chúng của tôi? Dùng ngôn ngữ nào để truyền thông một cách hiệu quả thông điệp của tôi?

* Đưa ra một Tuyên bố tạm để sử dụng trước khi bạn sẵn sàng để có một tuyên bố chính thức hay đưa ra bản tin chính thức. Một tuyên bố tạm phản ánh lập trường của Hội Thánh và có thể nói lên sự đau buồn của cộng đoàn, tìm kiếm sự ủng hộ của những người thành tâm thiện chí... Chớ hùa theo cách định nghĩa, cách hiểu và quan điểm của giới truyền thông về vấn đề này, nhưng phải định nghĩa lại theo cách nhìn của Hội Thánh: “Mục tiêu chủ đạo của Hội Thánh là giáo dục và phát huy sức mạnh của người nghèo. Đây là cam kết nền tảng của chúng tôi. Vì vậy, khi chúng tôi nghe đồn rằng...” hay “Hội Thánh cam kết bảo đảm rằng mọi người thuộc mọi tín ngưỡng đều được đối xử với lòng kính trọng và phẩm giá trong các tổ chức của chúng tôi. Vì vậy, chúng tôi đã bắt đầu cho điều tra về vụ việc đã xảy ra...”.

* Các câu hỏi được chờ đợi là: Đã xảy ra điều gì? Có gì sai? Tại sao? Ai có lỗi? Chuyện gì đang xảy ra bây giờ? Bạn đã có hành động gì? Tiếp theo sẽ là gì? Khi trả lời các câu hỏi này, phải luôn luôn luôn phản ánh lập trường của Hội Thánh.

Dưới đây là một số “Quy tắc nên làm và KHÔNG nên làm” mà bạn cần chú ý:

- Nếu bạn bị cáo buộc có sai phạm:

NÊN:

* Chia sẻ và giải quyết mối quan tâm làm bạn tỏ ra có tình người

* Nhấn mạnh hành động bạn làm

* Tìm sự nâng đỡ của những người có thiện chí

KHÔNG NÊN:

* Nhận mình có lỗi hay chểnh mảng;

* Vội kết luận, nhưng phải cảnh giác khi qui gán lỗi lầm hay chểnh mảng.

- Nếu bạn là nạn nhân:

NÊN:

* Nhớ rằng người ta thường có khuynh hướng đứng về phe nạn nhân

* Nhấn mạnh rằng bạn đang làm việc với những người đúng đắn để kiểm soát tình hình

* Theo dõi sát - tìm cơ hội để nắm thông tin về vụ việc mà không tạo thêm căng thẳng

KHÔNG NÊN:

* Tạo ấn tượng rằng bạn đang lợi dụng tình hình

- Khi trả lời các câu hỏi khó chịu:

* Giữ thái độ tích cực

* Tránh nói: Không, Không bao giờ, Không có gì, Không một ai

* Tránh nói: “Đây là chuyện riêng” hay nói “Miễn bình luận” hay phát biểu ‘ý kiến cá nhân’...

* Bác bỏ dư luận sai lạc bằng các thông điệp chủ đạo của bạn

* Cảnh giác và mau sửa chữa lỗi lầm rồi đi ngay sang thông điệp chủ đạo của bạn

* Dùng các ‘kiểu nói chuyển đề’ như:

“Tôi xin đưa sự việc vào đúng bối cảnh...”

“Để đưa sự việc vào đúng bối cảnh, chúng ta cần nói về...”

“Đây không phải lĩnh vực chuyên môn của tôi, nhưng điều tôi có thể khẳng định với bạn là...”

“Điều tôi có thể xác nhận với bạn lúc này là...”

“Điều thực sự quan trọng chúng ta cần nhớ là...”

“Điểm tôi muốn nhấn mạnh là...”

“Điều mà công chúng muốn biết là...”

“Đây là một điểm quan trọng bởi vì...”

“Tôi chỉ muốn thêm một câu là...”

“Đó là điều hay, nhưng một điều cũng quan trọng không kém là…”

“Vâng, nhưng chúng ta hãy xét điểm này...” (Đổi tiêu cực thành tích cực!)

Trả lời các câu hỏi khó chịu phải luôn luôn phản ánh sự quan tâm và quyết tâm tìm ra nguyên nhân của tình hình.

Còn tiếp